Quầy lễ tân văn phòng: đặt chéo cửa hay đối diện cửa

Quầy lễ tân nên đặt chéo với cửa ra vào: khách bước vào hai ba bước đã thấy quầy và người lễ tân, mà lối đi vào trong văn phòng không bị quầy chắn ngang. Sau lưng lễ tân nên là tường đặc, thường mang tên công ty, thay vì vách kính nhìn thấu vào trong. Quầy lễ tân là minh đường của văn phòng — khoảng đầu tiên người đến nhìn thấy.

Lễ tân là minh đường của văn phòng

Minh đường, trong địa lý cổ, là khoảng đất trống phẳng trước huyệt, trước nhà: chỗ khí tụ lại, chỗ người đến dừng chân. Trong giới địa lý có câu khẩu quyết lưu truyền "minh đường dung vạn mã", minh đường chứa được vạn ngựa, để nói cái khoảng ấy phải rộng rãi, thoáng, không bị lấp. Bài minh đường giải kỹ khái niệm này, từ đồng ruộng trước làng đến sảnh chung cư.

Một văn phòng trong tòa nhà có hai lớp minh đường. Sảnh thang máy và hành lang chung là ngoại minh đường — việc của tòa nhà. Khoảng ngay sau cửa văn phòng, nơi đặt quầy lễ tân, là nội minh đường — việc của mình. Người đến đánh giá văn phòng trong vài giây đầu ở chính chỗ này: có ai đón không, có biết đi đâu không, có thấy gọn không.

Dương Trạch Tam Yếu, đại ý, đặt cửa lên đầu trong ba thứ trọng yếu của nhà. Với văn phòng, cửa và quầy lễ tân là một cặp: cửa là chỗ người vào, quầy là chỗ người vào gặp ai đầu tiên.

Bốn cách đặt quầy so với cửa

Cách thứ hai là cách được chọn nhiều nhất, và nó gặp nhau ở cả hai phía: người làm thiết kế nội thất muốn khách nhận ra lễ tân ngay mà lối đi vẫn rõ; người xem phong thủy theo loan đầu muốn tránh "xung" — luồng người, luồng gió từ cửa đâm thẳng vào một chỗ ngồi.

Đặt đối diện thẳng cửa không sai, nhất là ở sảnh rộng của văn phòng lớn, nơi quầy cách cửa xa và hai bên quầy là hai lối đi rộng. Nó chỉ thành vấn đề ở văn phòng nhỏ, quầy chỉ cách cửa vài bước: khách mở cửa ra là chạm mặt quầy, phải vòng qua mới vào được, người lễ tân ngồi ngay trong luồng gió máy lạnh thoát ra mỗi lần cửa mở.

Khoảng cách và chỗ đứng chờ

Mấy số đo hay dùng khi vẽ khu lễ tân:

• Từ cửa tới quầy: khoảng hai đến ba mét nếu diện tích cho phép, đủ để khách dừng lại, nhìn quanh mà không bị dồn ngay vào mặt quầy.
• Trước mặt quầy: chừa một khoảng sâu cỡ 1,2 – 1,5 mét cho hai ba người đứng chờ mà người khác vẫn đi qua được.
• Lối đi vào trong: không nhỏ hơn lối thoát nạn của tầng; đặt quầy xong phải còn lối rộng, thẳng tới các phòng.
• Ghế chờ: đặt ở chỗ người ngồi thấy quầy, không ngồi chắn cửa.

Sau lưng: tường đặc, không phải vách kính

Lễ tân là người ngồi lâu nhất ở chỗ đông người qua lại nhất của văn phòng. Theo cách nói tứ linh của Táng Thư, đại ý, người ngồi cần Huyền Vũ — chỗ tựa — sau lưng. Ở quầy lễ tân, đó là bức tường đặc.

Vách kính sau quầy là lựa chọn rất phổ biến vì trông hiện đại và lấy sáng cho văn phòng bên trong. Nhưng nó làm ba chuyện:

• Người trong văn phòng đi lại ngay sau lưng lễ tân, mỗi lượt là một lần giật mình.
• Khách đứng ở quầy nhìn xuyên vào bàn làm việc, màn hình, giấy tờ của nhân viên.
• Nếu bên trong có cửa sổ lớn, lễ tân ngồi ngược sáng, mặt thành mảng tối với khách.

Một bức tường đặc sau quầy, mang tên hoặc biểu trưng công ty, giải quyết cả ba. Nó còn là phông nền khách hay đứng chụp ảnh khi ký kết. Văn phòng muốn giữ ánh sáng thì dùng kính mờ hoặc kính có dải dán mờ ở tầm mắt, chừa phần trên trong suốt.

Số đo quầy và thước Lỗ Ban

Quầy lễ tân thường làm hai tầng như quầy thu ngân: gờ cao phía khách để khách đặt túi, ký sổ, và mặt làm việc thấp phía trong cho lễ tân ngồi. Quầy là đồ cố định nên người theo lệ thường tra thước Lỗ Ban 42,9 cm. Tra bằng công cụ thước Lỗ Ban:

Mặt làm việc ngồi rơi đúng dải 69,7 – 80,4 cm toàn cung xấu — chỗ vênh giữa thước và thân người đã gặp ở bàn làm việc. Cách đọc chung của các bài trong chuyên mục này là để chiều cao theo người ngồi, chọn số tốt cho dài và gờ. Chi tiết cách làm quầy hai tầng có ở bài kích thước quầy thu ngân.

Nếu văn phòng có khách dùng xe lăn, nên có một đoạn quầy thấp để họ ký giấy tờ mà không phải với. Đoạn ấy cũng rơi vào dải xấu của thước; ở đây sự tiện cho người dùng nên đứng trước.

Văn phòng nhỏ không có người lễ tân

Văn phòng mười người thường không có lễ tân riêng. Khi đó người ngồi gần cửa nhất thành lễ tân bất đắc dĩ, bị hỏi đường suốt ngày; bài chỗ ngồi văn phòng bàn cách sửa cho người ấy. Vài cách giữ một "minh đường" dù không có quầy:

• Một kệ thấp hoặc bàn nhỏ đặt chéo cửa, có chuông bấm, sổ khách, tấm biển ghi tên các phòng.
• Một bức tường đặc ngay sau cửa có tên công ty, để khách biết mình đến đúng chỗ.
• Đèn sáng đều ở khoảng sau cửa, không để khách bước vào một hành lang tối.

Ánh sáng và cây ở khu lễ tân

Mặt người lễ tân và tường tên công ty nên sáng đều; đèn hắt vào tường sau quầy làm khu này nổi lên khi nhìn từ cửa. Tránh đèn rọi thẳng xuống đầu lễ tân. Hai chậu cây ở hai đầu quầy là cách hay gặp để làm mềm khu đón khách; chọn cây chịu bóng nếu sảnh ít nắng.

Đọc cho đúng mức

• Minh đường là khái niệm của địa lý cổ về khoảng đất trước huyệt, trước nhà. Gọi khu lễ tân là minh đường của văn phòng là cách mượn của đời sau, hợp lý vì nó đúng là khoảng người đến dừng chân đầu tiên.
• Đặt chéo cửa là cách được cả nhà thiết kế lẫn người xem loan đầu ưa, nhưng không phải luật cứng: sảnh lớn đặt quầy đối diện cửa vẫn tốt nếu lối đi hai bên rộng.
• Thước Lỗ Ban là lệ của thợ mộc; số đo thuận người dùng, nhất là chiều cao chỗ ngồi và đoạn quầy cho người khuyết tật, nên được ưu tiên khi hai bên vênh nhau.
• Khu lễ tân đẹp tạo ấn tượng đầu, nhưng khách quay lại là vì cách làm việc của cả văn phòng.

Việc nên làm

• Đứng ở cửa, bước vào ba bước: kiểm xem mắt có gặp quầy và người lễ tân không, lối đi vào trong có thông không.
• Nếu quầy đang đối thẳng cửa ở văn phòng nhỏ, thử xoay chéo hoặc dời sang một bên.
• Thay vách kính sau quầy bằng tường đặc hoặc dán dải mờ ở tầm mắt.
• Chừa 1,2 – 1,5 mét trước quầy cho khách đứng; đặt ghế chờ ở chỗ thấy quầy.
• Khi đóng quầy mới, chọn chiều dài và gờ khách nằm gọn trong cung tốt, chiều cao mặt làm việc theo người ngồi.

Nếu muốn một vật nhỏ ở quầy nhắc mình giữ khu đón khách gọn và vững, nhiều văn phòng chọn đồ hành Thổ như gốm, đá, lấy ý minh đường là khoảng đất phẳng trước nhà. Vật là lời nhắc; ấn tượng đầu của khách đến từ người đón và một lối đi rõ ràng.

📏Thước Lỗ Ban
Tra kích thước cửa, bàn thờ, mộ trên ba loại thước 52,2 – 42,9 – 38,8 cm.Mở

Nguồn tham khảo

• Dương Trạch Tam Yếu, Triệu Cửu Phong (đời Thanh) — cửa đứng đầu ba thứ trọng yếu của nhà; đại ý.
• Táng Thư, tương truyền của Quách Phác — tứ linh, chỗ tựa sau lưng; đại ý.
• Kích thước quầy tra bằng công cụ thước Lỗ Ban (thước 42,9 cm) của aihuyenhoc.com.